ビジネス英語の弱点克服戦略

外国人の上司をもつ人が絶対に忘れてはならない3つの鉄則

ikuma
こんにちは!働きながら独学でTOEIC780→895を達成したikumaと申します。

現在は外資系メーカーで毎日英語を使いながら外国人上司と仕事をしています。

この記事を見ている方は、おそらく私と同様に外国人上司と一緒に働いているかと思います。

上司の国籍にもよりますが、特に欧米出身の上司では仕事上の習慣が日本とは異なる点も多く、しばしば苦労することがあります。

「外国人上司と仕事をする際の注意点が知りたい 」

「外国人上司とうまく付き合っていくためのポイントが知りたい」

「英語ができないのに上司が外国人になってしまったがどうしたらいいか分からない」

ここでは、このような悩みをお持ちの方に向けて、私の外資系企業での実体験にもとづいた外国人上司と仕事をしていく上での鉄則を紹介していきます。

 

外国人上司と仕事をしていく上で実践すべき3つの鉄則

外国人上司と仕事をしていく上で、以下の3点は絶対に守りましょう。

ポイント

①結論を単刀直入に伝える

②自分で決断を下す

③「完璧」である必要はないので「完了」させる

それぞれ詳しく説明します。

 

①結論を単刀直入に伝える

例えば、上司との会議で"What's the status of the presentation slide?"と、1週間後に顧客に説明する資料の準備状況を訊かれたとしましょう。

こういうとき、日本流の返答でありがちな例として、「3ページ目で説明する内容について技術的な情報が不足していて、エンジニアに訊かないといけないんだけど、彼がいま休暇中なので代理を探していて…」といった具合に、まず言い訳的な情報を並べ立ててしまうということがあります。

そして、最後の最後に「まだ終わっていません!」という結論が来ます。

こういう報告を、外国人上司はめっっっちゃ嫌がります!

「まわりくどい!」「まず結論を言え!」

恥ずかしながら、私も何回も指摘されました。笑

 

こういう場合、まずは"It's not done yet."とか"It's behind the schedule."のように、終わっていない事実を素直に伝えればOKです。

なぜなら、それが上司がまっさきに知りたい情報だからです。

日本人の感覚だと、遅れていることに引け目を感じて、まず言い訳的な情報を伝えたくなるのですが、それは不要です。

というか、絶対にやらないほうがいいです。

経験的に、遅れていることについてその人自身を責め立てるということは、まずありません。

その代わり、「なぜ遅れているのか?」という客観的な事実を訊かれます。

そのときに初めて、今の状況を伝えればいいのです。

そして、その状況に対して、「それなら代理の〇〇に連絡を取ってみろ」とか、「ここのデータベースにその情報があると思うから、見てみよう」という対策について話をします。

 

この状況以外でも同様で、とにかく外国人上司の質問にはシンプルに結論だけ伝えるようにしましょう。

「責められるのではないか…」といった気持ちは捨て、正直に事実をストレートに話すのがポイントです。

 

②自分で決断を下す

顧客に収める製品に新しいソフトウェアの機能を搭載することになり、その仕様を決める必要が生じたという状況を考えてみましょう。

こういうとき、私を含めた日本人がやりがちなのが、「とりあえずソフトウェアやその周辺機能に詳しい人たちを集めて会議を開く」というアクションです。

もちろん、主導している人(この場合は私)が仕様の案をもってきて、それをたたき台に議論をするのですが、無意識に「最終的な決定は会議に参加した人たちの合意によって決まる」と考えてしまいがちです。

ですが、これをやっていると外国人上司は非常に嫌な顔をします。

 

彼が求めているのは、あくまで担当者である私が「最適な仕様はこれだ!」と決断を下すことです。

決断を下すために足りていない知識や情報があるなら、それを適宜技術資料や詳しい人から入手すればよいという考えです。

確かにこの方が、人をたくさん集めてああでもないこうでもないと無駄な議論するよりも、ずっとスピーディーです。

ちなみに、そうして下した決断が後々になって間違っていたと判明しても、全然OKです。

なぜなら、状況は刻々と変わるものであって、最初から完璧な解なんて見つけられないという考えだからです。

 

「みんながYESといったから!」ではなく、「自分が正しいと判断したから!」という理由で、意思決定を下しましょう。(もちろん、なんとなくではなく根拠とともに)

日本流の「とりあえず会議」や、「合意形成による意思決定」は、効率も悪くスピードも遅いので、外国人上司には好まれません。

 

③「完璧」である必要はないので「完了」させる

先ほどの説明資料を例にとりましょう。

日本人上司と資料のレビューをすると、たいていの場合かなり細かい内容まで突っ込まれます。

「これって本当にお客さんが理解できるの?」

「ここに書いていないこともお客さんは知りたいんじゃないの?」

といった具合に、見てもらうほどにやることが増えていきます。

もちろん有益な資料を作ることはいいことなのですが、これをやっていると1週間くらい時間がかかってしまうこともあります。

 

一方、外国人上司に見てもらうと、明らかに間違っている内容や、理解が足りていない箇所の指摘は受けるものの、あまり細かい内容まで突っ込まれません。

それよりは、「まずは概要レベルの説明で良いから、早くお客さんに説明しろ!」というスタンスです。

説明した上で、顧客がさらに詳しく知りたい内容が出てきたら、そこだけ掘り下げて改めて説明すればよい、という考えです。

 

日本人上司のケースのように、初めからすべての内容を網羅した完璧な資料は目指しません。

まずは時間をかけずに第一弾を作ってアウトプットし、必要な箇所だけ詳細に作っていきます。

確かにこの方が無駄がなくて効率がいいし、結果的に顧客が求めている情報を提供するまでにかかる時間も短くて済みます。

かのFacebook創業者マーク・ザッカーバーグも"Done is better than perfect."と言っていますが、完璧でなくていいのでとにかく早く共有できる形でアウトプットするというのが、外国人上司と仕事をしていく上では重要です。

 

英語に自信がないのに上司が外国人になってしまったら?

ここまでは、外国人上司と普通にコミュニケーションが取れる前提で守るべき鉄則を紹介してきました。

ですが、中には「英語に自信がないのに上司が外国人になってしまった!」という人もいるかと思います。

そんなときは、以下の3点を意識して上司とコミュニケーションをとっていくことをおすすめします。

ポイント

①コミュニケーションに前向きな姿勢を見せる

②元気にはきはきと喋る

③積極的に雑談する

順番に解説していきます。

 

①コミュニケーションに前向きな姿勢を見せる

私が働いている外資系企業でも、英語があまり得意でない人はいます。

ですが、英語が得意でないことと外国人とコミュニケーションが取れないことには、あまり関係がないと感じます。

英語が拙くても、気にせずどんどん話しかけている人は上司との関係がうまくいっています。

一番よくないのは、英語に自信がないために、会話そのものを敬遠してしまうことです。

これをやると、上司もあなたがどういう人なのか、何を考えているのか分からないので、不信感がつのってきます。

とにかく「私はあなたと話したいんだ!」という意思が伝わるように、どんな些細な内容でもいいので毎日積極的に話しかけましょう。

あなたが考えていることをすべて上司にさらけ出すくらいの勢いでいくのがいいと思います。

 

②元気にはきはきと喋る

英語の上手い下手に関わらず、大きな声ではっきり喋るようにしましょう。

とても基本的なことではありますが、意外とできていない人が多く、それでいて意外と効果があります。

日本語はモゴモゴ喋っても割と伝わってしまうのですが、英語は日本語より音の数も多いので、はっきり喋らないと伝わりません。

何より、小さな声で喋っていると自信がなさそうに見られ、「こいつ大丈夫か…?」と思われます。

逆に大きめの声で自信満々に喋ると、内容は大したことなくても納得してもらえたりすることが普通にあります。笑

 

③積極的に雑談する

上司が駐在員として本国から日本に来ている場合、慣れない極東の地で困惑していることも往々にしてあります。

特に欧米とは文化的背景も大きく異なりますし、上司だって「日本人の部下とうまくやっていけるだろうか…」と不安に思うこともあります。

なので、他愛もない話で構わないので積極的に話しかけるようにしてみましょう。

上司だって人間なので、やはり仕事以外での人間的なつながりに安心感を覚えるはずです。

ちょっと職場で孤立してそうだな…と思ったら、「週末どうでした?」とか、「近々旅行の予定はあるんですか?」といった話題を積極的に振ってみましょう。

逆の立場で考えれば分かりますが、こういう気づかいは誰だって嬉しいものです。

そういう気づかいやコミュニケーションが、上司との信頼関係構築に大きく貢献します。

 

英語コーチングを利用して英語力の向上に取り組むべし

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英語に自信がない場合に意識すべきことを紹介しましたが、やはり外国人上司と付き合っていく以上、英語のトレーニングは避けて通れません。

特にリスニングは超大切で、これができないと相手の言っていることを理解できず、誤った理解で仕事を進めて大きなミスにつながる恐れがあります。

こうなっては、せっかく積み上げた信頼関係も水の泡です。

外国人上司をもっており、日常的に英語を使っている人が英語を鍛えるには、「英語コーチング」がおすすめです。

英語コーチングは、以下の3つの理由からおすすめです。

ポイント

①単なる英会話レッスンとは異なる

②短期集中で良質な学習を大量にこなせる

③継続していくための手厚いサポートが得られる

私が実際に体験したプログリットを例にとり、それぞれ詳細に説明していきたいと思います。

私のプログリット体験談と、受講者の口コミは以下の記事を参考にしてみてください。

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【感想】PROGRITに通った人の声と無料カウンセリング体験談を紹介!

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PROGRITは効果があるの?受講者の評判・口コミを紹介

ひでお英語を強化するためにスクールに通おうかと思うんだけど、PROGRITってどんなスクールなのかな? 本田圭佑も使っていて、短期間で英語を強化できることで有名ですよね!ikuma ひでお実際に体験し ...

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①単なる英会話レッスンとは異なる

通常の英会話スクールは、1回1時間ほどの外国人講師との会話レッスンを、週に1~2回行うというものがほとんどです。

はっきり言って、この程度の学習では何も変わりません!

そもそも仕事で英語を使っている以上、実践的な英会話というアウトプットの場はすでに持っているわけです。

なので、アウトプットの機会をただ増やしただけでは意味がありません。

一方、プログリットでは、基本的に英会話レッスンはやりません。

それよりも、個々の弱点を徹底的に分析し、それに合った教材を用いて自習メインで学習していきます。

学習内容はシャドーイングや瞬間英作文など難易度の高いものが中心で、この質の高いインプットによって、本当に実践で使える実力をつけられます。

 

②短期集中で良質な学習を大量にこなせる

プログリットの特徴として、2~3ヶ月の短期集中でサービスを提供しているということが挙げられます。

これは、明確な目標(たとえば、直近の出張や駐在、英語プレゼンなど)をもっている多忙なビジネスパーソンに向けて、短期間でその目標を達成できるようにするためです。

ただ、私はそれ以外にもメリットがあると思っています。

というのも、プログリットではかなり負荷の高い学習を毎日3時間程度行うことを前提としています。

そもそも忙しいビジネスパーソンが毎日3時間の学習時間を確保するだけでも至難の業なのですが、それを継続するとなればなおさら厳しいです。

ですが、そんな大変な学習でも3ヶ月だけと割り切れば、何とかやり遂げられるのではないでしょうか。

私も短期間でTOEICの点数を780点から895点に上げたことがありますが、あれは学習期間を1ヶ月に絞ったからこそできたものだと実感しています。

短期集中のスタイルだからこそ、質も量も妥協せずに学習をやり遂げることができます。

 

③継続していくための手厚いサポートが得られる

先ほど3ヶ月だからこそ続けられると言いましたが、現実としては3ヶ月でも続けるのがしんどいと感じる人も多いと思います。

そこでプログリットが提供しているのが、専属トレーナーによる手厚いサポート体制です。

プログリットでは毎週トレーナーと面談をし、1週間の学習スケジュールを立てます。

なんと、このスケジュールが分刻みで設定されているのです!

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分単位の学習スケジュール

ここまで細かく学習管理をするスクールは他にありません。

さらに、毎日LINEのチャットで学習状況の確認が行われます。

直接連絡が来るので、「すみません、今日はやってないです…」とは中々言いづらい雰囲気になります。笑

このしつこいくらいのサポートがあるからこそ、忙しい中でも時間を捻出して学習を継続することができます。

 

まとめ

外国人上司をもつと、日本人上司とは異なるやり方で接していく必要があります。

そんなときは、結論から伝える、自分で決断を下す、完璧ではなく完了を目指す、という3点を意識してみてください。

また、英語に自信がないのに上司が外国人になってしまった!という人は、前向きな姿勢で、元気よく、ときに雑談をまじえながら積極的にコミュニケーションをとるようにしてみましょう。

これらを実行しつつ、英語のレベルアップも並行して取り組むことを強くお勧めします。

特に、短期間で高い効果が得られる英語コーチングはビジネスパーソンに最適です。

この記事の内容を参考に、ぜひ外国人上司と円滑に仕事を進められるようになっていただければ嬉しいです!

 

 

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