ビジネス英語の弱点克服戦略

英語で会議進行をするときに役立つフレーズ12選

ikuma
こんにちは!働きながら1ヶ月でTOEIC780→895を達成したikumaと申します。

現在は外資系メーカーで毎日英語を使って働いています。

外国人と一緒に仕事をする上で避けては通れない英語の会議

参加するだけならまだしも、会議の進行をしなければならないとなると、プレッシャーを感じる人も多いはず。

「英語の会議進行で使えるフレーズを知りたい!」

「英語の会議進行をうまくこなすためのポイントが知りたい!」

ここでは、このような悩みをもつ人に向けて、英語の会議進行で使えるフレーズと、上手に進行させるためのポイントを紹介します。

 

会議進行のフレーズを紹介しているサイトは他にもありますが、フレーズの数が多すぎます。

中には100個近く紹介しているところもありますが、そんなに覚えられないし、覚えても大半は絶対に使いません!

なので、ここでは私が外資系企業で働く中で実際に使っているフレーズだけを厳選して紹介します。

ここで紹介するフレーズさえ押さえておけば、英語の会議進行で困ることはまずありませんよ。

 

外資系企業で実際に使われる英語の会議進行フレーズ12選

それでは、外資系企業で働く私が日々の英語の会議で頻繁に耳にするフレーズを厳選して紹介していきます!

意外にシンプルなフレーズが多いので、覚えるのは難しくないと思います。

 

会議を始めるときのフレーズ

何事も出だしが肝心。

スムーズかつ自然に会議をスタートさせましょう!

 

Thank you for your time.

「お時間いただきありがとうございます。」

いつも話している同僚との会議ではいちいち言いませんが、初めて話す人や、上司との会議では冒頭に言うことがあります。

日本だと「本日はお忙しいところお時間いただきありがとうございます…」のような丁寧な前置きをすることがありますが、英語の会議ではこういうところにあまり時間はかけません。

進行役として会議を円滑に進めるための軽い雑談等はやったほうがいいですが、あまり意味のない前置きは省きましょう。

 

Let's start the meeting.

「それでは会議を始めましょう。」

前置きや冒頭のスモールトークが終わり、会議の内容に移るときのフレーズです。

"Let's get started."

"Let's begin."

"Shall we start?"

なども使います。

参加者がそろったことを確認したいときは、

"Is everyone there?"

"Now everyone is here."

と言ってから始めることもあります。

 

Adam cannot join today.

「アダムは今日参加できません。」

会議の参加予定者に欠席者がいる場合は、このフレーズで他の参加者に教えてあげましょう。

"Adam cannot join today due to an another meeting."のように理由までつけてもいいですが、いないことが分かればいいのであまり細かい情報は不要です。

 

議題を提示するときのフレーズ

アジェンダに沿って会議を進めていくのが進行役の仕事。

適切なタイミングで議題を提示していきましょう。

 

Let's start with _____.

「_____から始めましょう。」

最初に議論する話題を提示するときに使います。

事前にアジェンダを通知している場合はこのフレーズでいきなり始めてしまってOKですが、そうでない場合はまずアジェンダの説明をしてから入るといいと思います。

 

Let’s move on to _____.

「次は_____に移りましょう。」

次の議題に移るときはこのフレーズを使います。

私はインド人と会議することが多いのですが、彼らは非常によく喋ります。

こういう場合には、進行役が適切なタイミングで議題を移していくことはとても重要になります。

 

発言を促すときのフレーズ

場合によっては進行役が発言を促してあげる必要もあります。

多くの参加者から意見を出してもらえるように取り計らいましょう。

 

(Do you have) Any update on _____?

「_____について何か進捗はありますか?」

あるトピックについて、その担当者に状況を確認するときのフレーズです。

"What's the status of _____?"

"How is _____ going?"

"Could you tell us how _____ is going?"

などもよく使います。

 

Does anybody have any questions about _____?

「_____について質問のある人はいますか?」

誰かが話したトピックに対する質問を促すフレーズです。

次のトピックに移る前の確認にもなります。

 

予定通り進行させるためのフレーズ

外国人との会議では、議論が盛り上がって時間が足りなくなることもしばしば。

適切なタイミングで話を切り上げることも要求されます。

 

Let's discuss that in an another meeting.

「それについては別の会議で話しましょう。」

あるトピックに対して議論が盛り上がり、時間が押してしまうこともよくあります。

こういうときは、このフレーズで進行役が話を切り上げるようにしましょう。

特定のトピックだけ詳細な議論になってしまうということは、本来の会議の目的から外れているといえます。

こういう場合は、そのトピックを目的とした別の会議を設定したほうがいいです。

 

トラブルに対応するためのフレーズ

電話会議などでは、音声トラブルもよく発生します。

とっさに使えるフレーズを押さえておきましょう。

 

Hello, Daniel? I can't hear you.

「もしもしダニエル?あなたの声が聞こえません?」

電話会議の場合、ネットワークトラブルで相手の声が聞こえづらいことがあります。

そのときは、このフレーズで相手の声が聞こえてないことを教えてあげましょう。

声がぶつ切りになったりすることもありますが、そのときは"Your voice is breaking up."と言いましょう。

 

Alex has to leave in 30 minutes, so let's discuss _____ first.

「アレックスはあと30分で退席するので、先に_____について話しましょう。」

参加者が途中退席する場合に、その人に関わるトピックを前倒しで議論したいときに使います。

 

会議を終えるときのフレーズ

話すべきことをすべて話したか確認し、時間内に収まるように会議を締めましょう。

 

Is there any other topics?

「他に何か議題はありますか?」

会議を締める前に、他に話すことがないか参加者に確認するフレーズです。

外国人とのディスカッションの場合、これを言うと高確率で誰かが何か言うので、残り時間と相談して使いましょう!

 

Let's close the meeting.

「それでは会議を終わりにしましょう。」

本当に会議を締めるときのフレーズです。

終えると決めたら、変に気を使わずにこのフレーズでバシッと終わりにしましょう。

もし話足りないことがありそうな人がいたら、別途会議を設けましょう。

 

英語の会議進行を成功させるための3つのポイント

英語の会議の進行役を務めることになったら、以下の3点に気を付けてみてください。

ポイント

①できるだけシンプルなフレーズを使う

②聞き取れなかったら必ず確認する

③参加者の英語レベルの違いに注意する

それぞれ詳しく説明していきます。

 

①できるだけシンプルなフレーズを使う

英語は日本語に比べると表現のパターンが少ないですが、それでも色々な言い回しがあることは事実です。

例えば、先ほどの会議を締めるときのフレーズも、"Do you have any final comments or questions before we close the meeting?"なんて言うこともできます。

ですが、こういう様々な表現を使いこなす必要はなく、上記で紹介したシンプルな表現だけを使えればOKです。

その方が聞き手も分かりやすいですし、自分自身も無駄に頭を使わず会議の内容に集中できます。

 

②聞き取れなかったら必ず確認する

進行役を務めると、会議終了後に議事録を回付することが多いと思います。

なので、会議の内容は確実に把握する必要があります。

もし相手の英語がうまく聴きとれなかったら、"(I'm sorry,) could you repeat it again?"と言って復唱してもらいましょう。

私は、少しでも相手の発言内容が分からないと感じたら、"Did you mean _____?"と相手の発言を復唱し、確認するようにしています。

「自分が理解できなかったことは他の参加者も理解でいていないはず!」くらいの気持ちで、ガンガン聞き返しましょう。

 

③参加者の英語レベルの違いに注意する

これは少し難易度が高いですが、進行役が参加者の英語レベルを気にかけてあげると、より良い会議になります。

たいてい、英語が流暢な人が矢継ぎ早に喋るので、あまり得意でない人は置いていかれます。

なので、流暢な人の内容を積極的に復唱してあげたり、あまり発言できていない人に意見を求めたりしてあげましょう。

こうすることで、一部の人だけで会議が進んでしまう事態を防ぐことができます。

 

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私のプログリット体験談と、受講者の口コミは以下の記事を参考にしてみてください。

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まとめ

英語の会議で進行役を務める場合、日本語の会議とは違った難しさがあります。

ですが、進行に最低限必要なフレーズを覚えておけば、余裕をもって会議をマネジメントできます。

その際、できるだけシンプルなフレーズを使う、分からないことは聞き返す、参加者の英語レベルを気にかける、ということを意識してみてください。

 

これらを実行しつつ、英語のレベルアップも並行して取り組むことを強くお勧めします。

特に、短期間で高い効果が得られる英語コーチングはビジネスパーソンに最適です。

この記事の内容を参考にしていただき、英語の会議進行をスムーズに進められるようになっていただければ嬉しいです!

 

 

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