英語会議の議事録の作り方を現役外資系メーカー社員が解説します！

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ikuma

こんにちは！働きながら1ヶ月でTOEIC780→895を達成したikumaと申します。

現在は外資系メーカーで毎日英語を使って働いています。

外国人と一緒に仕事をする人が避けて通れないのが、英語の会議。

このような方へ向けて、英語議事録のおすすめ構成と、議事録の例、そして作るときに気を付けるべきポイントを紹介していきます！

私も外資系企業で働く中で週に何回か議事録を作成しているので、その実体験に基づいてお伝えします。

また、議事録以外の業務にも活かせる英語力を身につけるなら、英語コーチングがおすすめです。

こちらも併せて説明していくので、ぜひビジネス英語のレベルアップに活かしてみてください！

作りやすく分かりやすい英語議事録の構成

英語の議事録と聞くと身構えてしまうかもしれませんが、基本的に以下の5つの要素を盛り込めばOKです！

①会議のタイトル

進捗報告会なのか、営業の定例会なのか、といった具合に、どんな内容の会議なのか分かるように簡潔に書きましょう。

タイトルは基本的に会議開催前に通知するはずなので、それをそのまま使えばOKです。

②日時・場所

時間や年までしっかりと書いておきましょう。

日付は"日, 月, 年"の順で書いたり、"月, 日, 年"の順で書いたりと、いくつかパターンがあります。

月を数字で書くと"12, 4, 2020"が12月4日なのか4月12日なのか分からなくなるので、個人的には"12/April"や"12th, April"のように書くことをおすすめします。

③参加者

後で議事録を見返したとき、「Andyはこの話を知っているんだっけ？」と分からなくならないよう、誰が参加したのかを記録しておきましょう。

ある人が部分的に参加した場合、私は"partly present"と記しておくようにしています。

④アジェンダ

会議で出た話題を、項目ごとに切り分けて議事録に記載しましょう。

事前にアジェンダを通知している場合は、それをそのまま書けばOKです。

参加者が何の話だかわかるよう、簡潔かつ分かりやすく書いておきましょう。

⑤会議後のアクション

各アジェンダの項目に対して、次に誰がどういうアクションを取るのかを記載しておきましょう。

これがないと、ただ会議をしただけで終わってしまいます。

すぐに使える議事録のサンプル

ここまでの内容のまとめると、英語会議の議事録サンプルは以下のようになります。

PDFはこちら→ Meeting_Minutes_Sample

英語で議事録を取るときの注意点

どんな議事録にも言えることではありますが、英語で議事録を書くときは特に以下の2点に注意しましょう。

それぞれ説明していきます。

①簡潔に書く

先ほどの議事録を例にとると、"Thomas will check the latest development status with the development team, update the schedule according to the status , and send it to all participants today."のように、たくさんの情報を詰め込んでしまうと、文章が長ったらしくなって読む気がなくなります…。

他の人からすれば、「Thomasが今日中に最新のスケジュールを送ってくれる」ということが分かればいいので、必要な情報だけシンプルに記載しましょう。

他の参加者の目線で「どんな情報が必要なのか？」を考えるのがポイントです。

②「誰が」「いつまでに」「何を」をはっきり書く

先ほどの例でも、「Mike」が「4/15まで」に「結果を報告する」、「Thomas」が「今日中」に「スケジュールを送る」というように、"Who"と"When"と"What"を明記するようにしています。

期日を定められなかった場合でも、"Due date: TBD"として、期日未定であることを明示しましょう。

日本語だと、「更新版のスケジュールを共有する」と主語と期日抜きで書いて、実は誰がいつまでにやるのかはっきりしていないまま誰も何もやらない…という事態が発生することがありますが、これは避けましょう。

英語圏では特に"Who"が重視されるので、はっきり明示するようにしましょう。

本物の英語力はコーチングを受けないと身につかない

このページで紹介した内容を参考にすれば、最低限英語の議事録作成には困らないはずです。

ただ、仕事で英語を使う場合、議事録作成以外に様々な業務に対応する必要があります。

そのたびにネットで表面上のノウハウを調べるだけでは、当然本物の英語力は身につきません。

忙しいビジネスパーソンが本当に実践で通用する英語を習得するなら、英語コーチングを利用するのが一番合理的です。

英語コーチングには、以下のようなメリットがあります。

私が実際に体験した英語コーチングのプログリットを例にとり、それぞれ詳細に説明していきたいと思います。

実際のスクールの様子は、以下の私の体験談と、受講者の口コミを参考にするとよくわかりますよ！

最短2ヶ月で実践で通用する力をつけられる

プログリットでは、2~3ヶ月という短期の学習期間を設定しています。

これは、長い時間かけてやるよりも短期集中のほうが効率が良く、「自分が成長している！」という実感も得やすいためです。

短期間で確実に成長するため、学習の質と量はどちらも妥協しません。

個人の弱点を徹底的に分析し、それに合わせて学習カリキュラムを完全オーダーメイドで作成します。

また、生活リズムや学習スケジュールを細かく管理していくことで、1日2~3時間の勉強を実現させます。

このメソッドによって、月90時間ほどの質の高い学習を確保し、2~3ヶ月という短期間で英語を強化できます。

専属トレーナーのサポートで確実に継続できる

前述の質と量を兼ね備えた学習を、自力で継続していくのはかなり厳しいです。

そこで、プログリットをはじめとする英語コーチングでは、専属トレーナーの手厚いサポートを用意しています。

プログリットでは、専任のトレーナーが1週間のスケジュール分刻みで作成してくれます。

さらに、毎日の学習が予定通りできているか、LINEチャットで毎日報告をしていきます。

これだけの徹底的なサポートによって、否が応でも学習継続せざるを得ない状況が作られることになります。

修了後も使える学習習慣が身につく

通常の英会話スクールとは違い、英語コーチングでは自己管理能力も身につけることができます。

受講期間は短いですが、その間に生活リズムをマネジメントしたり、正しい方法で学習する習慣をつけることができます。

これは英語以外の勉強や、仕事にも活用することのできる能力です。

受講料は安くありませんが、コーチング修了後もずっと使えるスキルが手に入るという意味では、決して高くない投資です。

まとめ

英語の議事録は、慣れるまでは難しく感じるかもしれません。

ただ、必要な構成要素を押さえてしまえば、そんなに苦労せず分かりやすい議事録を作成することができます。

そのさい、シンプルにまとめることと、「誰が」「いつまでに」「何を」をはっきり書くことも意識してみてください。

また、他の業務でも使える本物の英語力を身につけるために、英語コーチングを利用してみることもおすすめします。

短期間で確実に力がつく上に、修了後も使える自己管理スキルも身につくので、英語を使うビジネスパーソンには最適です。

この記事の内容を、ビジネス英語のレベルアップに役立てていただければ幸いです。